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Autor: San­dra Broszat, Project Man­ag­er bei der IWO­furn Ser­vice GmbH

Heute möchten wir Ihnen unsere Kollegin, Sandra Broszat vorstellen. Sie arbeitet seit dem 14. Februar 2017 bei der IWOfurn Service GmbH. Wenn man es genau nimmt, bewegt sie sich in 2 Rollen. Einerseits analysiert, koordiniert, begleitet und unterstützt sie Teams als erfolgreiche Projektmanagerin und in Ihrer Rolle des Business Consultant andererseits berät sie mit ihrer langjährigen Erfahrung Unternehmer, konzeptioniert mögliche Vorgehensweisen und stellt schlussendlich konkrete Lösungen vor. Insbesondere ihre beratende Funktion birgt eine große Verantwortung in sich und verlangt präzise, fachlich fundierte und vor allem sich an den Kundenanforderungen orientierende Empfehlungen.
Wir möchten Ihnen heute einen persönlichen Eindruck davon vermitteln, was tagtäglich über Ihren Schreibtisch geht und wie unsere Kollegin arbeitet!

Was sind Ihre Tätigkeiten bei der IWOfurn und welche Verantwortung tragen Sie als Projekt Managerin?

Ich kann behaupten, dass ich eine äußerst span­nende Rolle habe, die mich jeden Tag aufs Neue abso­lut begeis­tert. Unsere Kun­den kom­men mit den unter­schiedlich­sten Anforderun­gen oder Wün­schen auf mich zu. Eine für den Kun­den ide­ale und vor allem sin­nvolle und nach­haltige Lösung zu erar­beit­en ist nicht nur meine Ver­ant­wor­tung und Rolle – es ist mir auch per­sön­lich wichtig, dass das Inter­esse des Kun­den immer im Fokus ste­ht. Ein gemein­sames Ver­ständ­nis zu schaf­fen und zu analysieren vor welch­er konkreten Her­aus­forderung der Kunde heute ste­ht und zu ver­ste­hen, wie man die Auf­gaben­stel­lung gemein­sam bewälti­gen kann, ist essen­ziell. In Zukun­ft dig­i­tal zu arbeit­en, bedeutet immer auch die eige­nen Geschäftsabläufe zu hin­ter­fra­gen. Was tue ich heute – und warum tu ich es? Der Weg zum bele­glosen Daten­trans­fer ist tech­nisch keine allzu große Sache, aber sich men­tal darauf einzu­lassen, sich vom Papi­er, von der gewach­se­nen manuellen oft sehr indi­vidu­ellen Abwick­lung zu ver­ab­schieden und sich in einen Stan­dard zu fügen, ist für viele Men­schen — auch heute immer noch — nur schw­er umsetzbar.
Ich begleite also unsere Kun­den ab dem ersten Schritt, in dem wir eine gemein­same Vorge­hensweise besprechen und anschließend die definierten Etap­pen­ziele ange­hen. Der Kunde, der Dien­stleis­ter sein­er Waren­wirtschaft und die IWO­furn müssen dabei durch ihre enge Zusam­me­nar­beit ein gemein­sames Ziel ver­fol­gen. Dieser prax­is­na­he, schrit­tweise und koop­er­a­tive Ansatz, beim dem in den meis­ten Fällen nicht alles in einem Schritt automa­tisiert wer­den muss, unter­stützt die Bere­itschaft des Kun­den ein Inte­gra­tionspro­jekt, wie wir es nen­nen, anzuge­hen. Wer den Start in die Dig­i­tal­isierung bere­its hin­ter sich hat, der beschäftigt sich mit dem Aus­bau sein­er soge­nan­nten Dig­i­talquote – also der Anzahl der Part­ner an die z.B. Bestel­lun­gen per EDI über­tra­gen wer­den. Die Unternehmen schätzen sehr bald den enor­men Effizien­zgewinn, erken­nen die Poten­tiale, wollen aktiv dieses The­ma vorantreiben und etwas bewe­gen. Wir erörtern dann gemein­sam weit­ere Aus­baustufen und Möglichkeit­en zur Erhöhung ihres Automatisierungsgrads.
Wie Sie sehen, fall­en viele Hür­den – ob im Einkauf oder Verkauf, in der Bestandsver­wal­tung oder Logis­tik – denn nahezu jed­er Prozess kann dig­i­tal abge­bildet wer­den. Meine Auf­gabe ist es, dem Kun­den Lösun­gen vorzuschla­gen oder auch ein Konzept zu erar­beit­en, das aufzeigt, wie die Dinge dig­i­tal gestützt ablaufen kön­nten. Natür­lich sorge ich nicht nur dafür, dass unsere Kun­den eine Idee, einen Lösungsansatz oder einen konkreten Umset­zungs­plan erhal­ten – es ist auch wichtig diese dann schlussendlich zu real­isieren und zu einem guten Abschluss zu brin­gen. Der Kunde soll sich mit sein­er Entschei­dung mit uns zu arbeit­en, wohl fühlen.

Was muss man als Projekt Managerin für diese Tätigkeit mitbringen, um erfolgreich ein Team aus mehreren Mitgliedern so zu führen, dass alles kontrolliert abläuft?

Nun, ein humor­volles und stresser­probtes Naturell ist bes­timmt hilfreich.
Es gibt Zeit­en, in denen man glauben kön­nte, Kun­den und neue Inter­essen­ten hät­ten sich abge­sprochen – da heißt es dann schnell umschal­ten zu kön­nen, Ter­mine im Blick zu haben und Auf­gaben an die richti­gen Bere­iche und Mitar­beit­er zu verteilen. Anschließend muss die Fer­tig­stel­lung nachver­fol­gt, die Kom­mu­nika­tion zum Kun­den aufrechter­hal­ten, müssen Infor­ma­tio­nen aus­ge­tauscht und mögliche entste­hende Fra­gen gek­lärt wer­den. Zum Glück gehöre ich zu den Men­schen, denen es ver­hält­nis­mäßig leicht­fällt, sich selb­st gut zu organ­isieren – aber es ist auch wichtig, die Auf­gaben­pakete an meine Kol­le­gen und mein Team so zu übergeben, dass jed­er weiß, was bis wann zu erledi­gen ist.
Je bess­er die Anforderun­gen im Vor­feld gek­lärt sind, desto ein­fach­er wird die Ressourcenpla­nung. Jed­er Kunde erwartet einen Fer­tig­stel­lung­ster­min für seinen Auf­trag. Wenn der Auf­trag jedoch aus vie­len Teilauf­gaben beste­ht, wer­den diese bei unter­schiedlichen Kol­le­gen ein­ge­lastet und bear­beit­et. Sie fra­gen sich wo die Her­aus­forderung ist? Ein ein­fach­es Beispiel:  Ver­suchen Sie mal 4 Per­so­n­en aus unter­schiedlichen Unternehmen und Fach­bere­ichen zu einem kurzfristi­gen Meet­ing zusam­men zu brin­gen – das klappt sel­ten beim ersten Ver­such, oder? Was muss man also mit­brin­gen? Kom­mu­nika­tion­sstärke ist gefragt und ein gewiss­es Organ­i­sa­tion­s­geschick. Genug Flex­i­bil­ität aber auch Hart­näck­igkeit. Man sollte pla­nen kön­nen — und ja, für den Not­fall einen „Plan B“ oder gar „Plan C“ bere­it haben. Ein erfol­gre­ich­es Team arbeit­et auch als Team – damit ist es niemals nur mein Erfolg.

Was sind derzeit die größten Herausforderungen in der Post-Covid Ära? Gibt es besondere Herausforderungen oder Themen bei Kunden?

Es ist nicht abzus­tre­it­en, dass die Pan­demie so einiges durcheinan­derge­bracht hat. Aber Sie hat auch viele Unternehmen zum Um- und Wei­t­er­denken ange­s­pornt. Wer sich in der Ver­gan­gen­heit nicht mit anderen neuen oder alter­na­tiv­en Ver­trieb­skanälen beschäftigt hat, nimmt sich diesem The­ma nun an. Ob über einen eige­nen Shop nachgedacht wird, der Verkauf von Pro­duk­ten über einen Online-Händler oder, ob man die Chan­cen über einen Mark­t­platz nutzen möchte. Wir haben aktuell ver­mehrt Anfra­gen zur Abbil­dung des Drop-Ship Prozess­es oder die Inte­gra­tion eines B2B-Por­tals – ob vom Han­del oder von den Liefer­an­ten initiiert.

Viele Kun­den haben durch Kurzarbeit und Home­of­fice bemerkt, dass man von zuhause den tra­di­tionellen Briefkas­ten des Unternehmens nicht leeren kann. Die Nach­frage, Aufträge oder Rech­nun­gen zukün­ftig dig­i­tal abzuwick­eln, ist zweifels­frei gestiegen.

Wo zunächst noch zöger­lich mit dem The­ma „Dig­i­tal­strate­gie“ und der Entschei­dung seine Geschäft­sprozesse automa­tisch abzuwick­eln umge­gan­gen wurde, ist heute die Bere­itschaft in die Zukun­ft zu investieren, gestiegen. Die Krux an der Sache ist nur, dass in diesen Tagen die Ressourcen in den Unternehmen oft fehlen; vor weni­gen Wochen noch mehr als heute. Fähige Mitar­beit­er waren – oder sind noch — in Kurzarbeit und kön­nen gar nicht mitwirken, um neue Pro­jek­te voranzutreiben und aktiv zu unter­stützen. Wo einst das Bud­get nicht freigegeben war, sind es heute die fehlen­den Ressourcen, die ein Vor­wärt­skom­men hemmen.

Aber so nach und nach stellt sich Besserung ein. Viele Unternehmen haben sich auf die Sit­u­a­tion eingestellt, sind flex­i­bler gewor­den und haben sich darauf beson­nen, die Zeit zu nutzen in der der Verkauf auf der Fläche nahezu stillge­s­tanden hat. Für mich per­sön­lich ist es schw­er nachvol­lziehbar wie ein Unternehmen auf Still­stand behar­ren kann und kon­se­quent den Glauben lebt, dass es nach den Ein­schränkun­gen durch die Pan­demie wie vorher weit­erge­hen wird. Lei­der sind einige Unternehmen während der let­zten Monate gewaltig ins Straucheln ger­at­en – und das nicht unbe­d­ingt nur, weil zu wenig automa­tisiert oder dig­i­tal­isiert wurde. Die Pan­demie hat der Wirtschaft und jedem einzel­nen viel abver­langt. Aber ich bemerke bei mir selb­st und auch in Gesprächen, dass sich die Grund­hal­tung ins Pos­i­tive ver­lagert. Es herrscht wieder mehr Opti­mis­mus, Taten­drang und der Wun­sch vor­wärt­szukom­men. Um ver­gan­ge­nes aufzu­holen? Vielle­icht. Ich glaube eher, um das Gefühl der Unsicher­heit abzuschüt­teln und der Wun­sch stärk­er wurde, für Sicher­heit und Beständigkeit zu sor­gen. Für mich ist es eine der bewe­gend­sten Zeit­en bei der IWO­furn. Neue Anforderun­gen wer­den for­muliert, neue Ideen sind gewach­sen und müssen besprochen wer­den — und neue Pro­jek­te entste­hen. Die Anfra­gen kön­nten unter­schiedlich­er nicht sein. Wo bis­lang oft „nur“ nach der Dig­i­tal­isierung der Auf­tragsab­wick­lung gefragt wurde, erlebe ich heute Anfra­gen über unser gesamtes Spek­trum an Ser­vices – und sog­ar darüber hin­aus. Wir arbeit­en an neuen Ideen und Weit­er­en­twick­lun­gen mit Kun­den, die sich mutig The­men stellen, die bis­lang als „zu groß“ oder „zu kom­plex“ betitelt und nur mit Skep­sis behan­delt wur­den. Für mich eine sehr span­nende Zeit.

Was würden Sie jedem Manger raten der in Ihrer Situation wäre?

Ich weiß nicht, was meine Sit­u­a­tion beson­ders macht. Auch glaube ich nicht, dass ich pauschal jeman­dem der eine Man­ag­er-Rolle innehat, einen Rat geben könnte.
Vielle­icht darf ich aber jedem wün­schen, dass er nie aufhört zu fra­gen und offen­bleibt, wenn es um Neues geht und sich dabei vor Diskus­sio­nen nicht versteckt.

Viele Men­schen scheuen sich Fra­gen zu stellen – weil Sie denken diese wären nicht fundiert genug oder zu weit herge­holt. Schade! So bleiben viele kreative The­men und neue Erfahrun­gen auf der Strecke. Wer sich also wie ich um Prozesse und deren Vere­in­fachung Gedanken macht, wird bes­timmt auch nie aufhören Fra­gen zu stellen.

David Lalik, EU Sup­ply Chain Inte­gra­tion Senior Man­ag­er bei Way­fair “Frau Broszat ist immer ansprech­bar, koop­er­a­tiv und bere­it gemein­sam an Lösun­gen für uns und unsere Part­ner zu arbeiten.”

Melanie Roth­müller, Tea­mas­sis­tenz EDV bei Top­star GmbH: “Frau Broszat ist eine sehr nette, kom­pe­tente Ansprech­part­ner­in bei IWO­furn und ste­ht immer mit Rat und Tat — auch bei sehr anspruchsvollen Pro­jek­ten — zur Seite.”

Rose­marie Grimm, OrgaLeitung bei Finori GmbH: „Frau Broszat fokussiert sich auf gemein­same Ziele, gestal­tet diese mit und ist immer für einen da . Die Zusam­me­nar­beit mit Ihr und Iwo­furn , ist erstklassig.“

Tobias Willkom­men, Logis­tik / EDI bei home24: “Mit Frau Broszat als IWO­furn Pro­jekt Man­ag­er kön­nen wir von kleineren Anpas­sun­gen bis hin zu großen Pro­jek­ten, wie der Ein­führung eines neuen ERP Sys­tems, alle Anforderun­gen besprechen und die Imple­men­tierung erfol­gre­ich pla­nen und durchführen.“

Susanne Tolle, IT & Prozess­man­age­ment bei Duo Col­lec­tion: „Frau Broszat hat jed­erzeit ein offenes Ohr für alle The­men rund um EDI und die involvierten Prozesse und ste­ht uns mit Rat und Tat auch per­sön­lich zur Seite.“

Seli­na Dom­mer, Ver­trieb­scon­trol­ling bei Nolte Möbel: „IWO­furn ist unser langjähriger und zuver­läs­siger Part­ner um die Möbel­wel­ten miteinan­der zu verbinden und dig­i­tal­isieren. Frau Broszat schafft mit ihrer ruhi­gen und fre­undlichen sowie fachkom­pe­ten­ten und lösung­sori­en­tieren Art eine per­fek­te Pro­jek­t­be­treu­ung und pos­i­tive Pro­jek­tumge­bung. Prob­leme wer­den ziel­gerichtet angepackt und analysiert und entsprechende Lösungsvorschläge auf­bere­it­et. Die Zusam­me­nar­beit ist part­ner­schaftlich und positiv.“

Hans-Peter Arbo­gast, Nolte Möbel: “Frau Broszat ver­fügt über eine große fach­liche Kom­pe­tenz, durch die ich bish­er alle unsere Prob­leme lösen kon­nte. Sie hat ein sicheres Auftreten und ist mir eine angenehme Ansprech­part­ner­in bei allen EDI-Fragen.“

Lars Weg­mann, Leitung Innen­di­enst / IT-Organ­i­sa­tion, Stumpp Wohnen: „Neben der sehr angenehmen und part­ner­schaftlichen Zusam­me­nar­beit, wer­den Anfra­gen jed­erzeit kom­pe­tent und schnell beantwortet.“

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