Rechnungsabwicklung in der Zentralregulierung
Der Lieferant liefert die Ware an ein Verbandsmitglied und sendet die Rechnung als Doublette zum Zentralregulierer. In der Folge übernimmt dieser die Bezahlung und weitere Abwicklung. Die ZR sammelt die Lieferantenrechnungen für jedes Mitglied. Dann bekommt der Händler eine Sammelrechnung, auf der alle Forderungen der jeweiligen Lieferanten aufgelistet sind und zahlt nur an die eine Bezahlstelle. Das spart Zeit und minimiert Fehler in der Abrechnung.
Für die Rechnungstellung an die ZR sind bestimmte Vorgaben zu beachten. Die EDI-Nachricht muss inhaltlich tatsächlich eine genaue Dublette der Papierrechnung sein. Für die elektronische Rechnungsabwicklung werden vom Verband Guidelines definiert, in denen alle relevanten Inhalte beschrieben sind und entsprechend erwartet werden.
Wir unterstützen unsere Kunden in dieser Art der Rechnungsabwicklung und helfen dabei die EDI-Datei genauso zu übertragen wie der Verband dieses erwartet. Um das zu bewerkstelligen kann es sein, das technische Anpassungen oder Korrekturen notwendig werden. Es gibt viele Besonderheiten, die beachtet werden müssen – eines davon sind z.B. Artikel ohne Berechnung (Werbemittel oder Dekorationsmittel). Andererseits kann es sein das für verschiedene Positionen unterschiedliche Rabatte gewährleistet wurden. Auf dem Papier war das sicherlich kein Problem – aber macht Ihre Warenwirtschaft oder Ihr Rechnungsprogramm das auch mit? Unser Team hat die notwendige Erfahrung mit der Sie diesen Prozess für sich realisieren können.