
Hier finden Sie alle Fragen und Antworten rund um das Thema EDI:
Eine Vernetzung im elektronischen Belegaustausch und die Automatisierung der Prozesse hängt bei vielen Unternehmen heute von weitaus mehr als einem flexiblen EDI System ab.
Sofern Sie unsere Themenseiten in den Bereichen 100% digital oder den B2B Kundenbeziehungen der Zukunft bereits verfolgen, werden Sie Beispiele dafür finden, wie vielfältig die Anforderungen an Unternehmen geworden sind.
Die Vernetzung mit den Geschäftspartnern im Zuge der digitalen Transformation, ist aufgrund der stetig wachsenden Partnerstrukturen, der Vermischung der Branchen und einer Mehrfach-Wahrnehmung von Rollen in der Supply Chain immer komplexer geworden..
Dennoch ist ein EDI Clearing Service oder ein EDI Konverter weiterhin eine wichtige Komponente und der entscheidende Unterbau vieler skalierbarer B2B Plattformen.
Das EDI Clearing Center ist als Outsourcing Lösung mittlerweile bei vielen Unternehmen favorisiert und dem selbst zu betreibenden EDI Konverter vorgezogen worden. Das hängt sicher auch mit der wachsenden Zahl von Integrationsanforderungen zusammen, für die man im Falle des Konverter-Betriebs im eigenen Hause Know-how und Ressourcen vorhalten muss.
Aber was steckt hinter dem Begriff EDI? Wie funktioniert der elektronische Belegaustausch und warum empfinden es also viele Unternehmen wichtig auf externe Unterstützung zu setzen?
Dazu haben wir die wichtigsten Fragen und Antworten (FAQ) auf dieser Seite für Sie zusammengestellt. Zudem möchten wir Ihnen aus unserer Sicht eine Einschätzung geben, wofür sich EDI nicht eignet und Ihnen wertvolle Tipps geben, die Sie im Hinblick auf Ihre B2B Strategie berücksichtigen können.
Unter EDI (Electronic Data Interchange) versteht man den elektronischen Austausch von Geschäftsbelegen wie beispielsweise Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Lieferscheinen, Rechnungen, Gutschriften, Lagerbestands-Berichten, Abverkaufsdaten u.v.m.
Diese Dokumente werden zwischen den Geschäftspartnern in Form von strukturierten Daten und ohne manuelle Eingriffe, d.h. durch direkte Kommunikation der angeschlossenen Systeme ausgetauscht. Dazu gehören z.B. Warenwirtschafts- / ERP-Systeme (Enterprise Resource Planning), eCommerce Systeme, Planungswerkzeuge u.v.m.
Dieser Weg des Belegaustausches per EDI bietet viele Vorteile:
- Prozesse in den angeschlossenen Systemen lassen sich automatisieren
- Manueller Arbeitsaufwand für nicht wertschöpfende Tätigkeiten (Abtippen von Daten, die er Geschäftspartner schon einmal erfasst hatte) wird vermieden
- Manuelle Bearbeitungsfehler werden reduziert
- Der Informationsaustausch wird beschleunigt, da keine Papierbelege mehr durch Liege- und Erfassungszeiten massive Verzögerungen produzieren
- Massendaten die schnell ausgetauscht werden müssen und verkaufsentscheidend sein können, lassen sich so überhaupt erst praktikabel austauschen (z.B. Lagerbestand, Abverkauf etc.)
- Wissen aus den strukturierten Daten lässt sich deutlich besser ableiten (Business Intelligence), Trends lassen sich so z.B. schneller erkennen, KPIs zur Geschäfts-Steuerung schneller ermitteln etc.
- v.m.
EDI ist dabei keine Technologie, sondern die Beschreibung der Methodik für diesen Datenaustausch. Es ist auch nicht der Name für einen Standard zur Strukturierung all dieser Belege. Hierzu gibt es eine große Vielfalt – auf die wichtigsten Standards gehen wir in der Folge noch ein.
Die Systeme die im Unternehmen genutzt werden (z.B. Warenwirtschafts-/ERP-Systeme) um o.g. Geschäftsdaten zu verwalten, verfügen häufig über Schnittstellen für den Datenimport und Datenexport. Die dabei genutzten Schnittstellen sind meistens proprietär, d.h. sind vom jeweiligen Produktanbieter selbst definiert und auf die Bedürfnisse seines Systems zugeschnitten.
Weit verbreitete ERP/Warenwirtschafts-Systeme, für die es EDI Schnittstellen gibt:
- SAP
- Microsoft Dynamics
- Sage
- Infor
- Datev
- ProAlpha
- APplus / assecco
- SOG
- Agma Data
- OrgaData
- Abas
- myfactory
- v.m.
Um einheitliche Regeln festzulegen, wie typische Informationen in diesen Geschäftsbelegen digital abgebildet und strukturiert werden können, gibt es diverse Initiativen, Branchenorgane und die Mitwirkung von Standardisierungsorganisationen wie der GS1, welche Standards für den Belegaustausch erarbeitet und definiert haben.
Durch branchenspezifische Gegebenheiten, paralleles Fortschreiten der Standardisierung in unterschiedlichen Ländern und technologischen Fortschritt gibt es mittlerweile eine Reihe solcher offizieller Standards, wie z.B. die EDI Norm EDIFACT. Es gibt aber auch Quasi-Standards, bei denen z.B. Formate eine hohe Verbreitung erreicht haben, welche durch Branchenorganisationen definiert wurden.
Internationale verbreitete Standards von EDI-Nachrichtenformaten:
- EDIFACT (global)
- XML (global)
- ANSI X.12
- TRADACOM (branchenspezifisch)
- VDA (branchenspezifisch)
- DATANORM (branchenspezifisch)
- IDM, CSA (branchenspezifisch, Variantenreiche Produkte)
Zudem benötigen die Geschäftsbelege in digitaler Form einen Transportweg, um vom Sender zum Empfänger zu gelangen. Auch hier gibt es je nach Region, Land oder Branche ganz unterschiedliche Gegebenheiten der Verbreitung. Auch hier gilt, dass die Standard technologisch häufig sehr unterschiedlich / nicht direkt mit einander kompatibel sind.
Auch die Möglichkeiten der Prozessgestaltung für die Kommunikation sind sehr unterschiedlich. So entsprechend manche der Kommunikationsarten einer synchronen Datenübermittlung, bei der sofort eine Rückmeldung zu Erfolg oder Fehler stattfindet, bei anderen Protokollen findet ein nachträglicher Versand von Empfangsmeldungen der Gegenstelle statt (Asynchrone „MDN“ = Message Delivery Notification), wiederum andere geben keine strukturierte Rückinfo, ob die Daten tatsächlich unversehrt entgegen genommen wurden und weiterverarbeitet werden können.
Als weit verbreitete Transportprotokolle gelten z.B.:
- 400 (Mailboxsystem, geschlossene Netzwerke)
- FTP(s)
- SFTP
- OFTP/2
- AS2
- AS4
- http(S)
- RFC
- TRADANET
- v.m.
Typischerweise setzt sich ein EDI Prozess aus mehreren Stufen zusammen. Je nachdem ob ein Beleg aus Sicht Ihres Unternehmens verschickt oder empfangen werden soll, ist die Richtung der Prozess-Schritte entsprechend anzupassen.
Am Beispiel eines ausgehenden Beleges – also z.B. einer Rechnung, die Sie an Ihren B2B Geschäftspartner senden möchten, gilt aber grundlegend und vereinfacht dargestellt:
- ERP Schnittstelle verbinden / konnektieren
- Ihr System muss in dem Falle die ausgehenden Belegdaten in Strukturierter Form zur Verfügung stellen. Am Beispiel von SAP wäre das in unserem Beispiel z.B. eine iDOC INVOIC
- Die Daten müssen über eine zentrale Kommunikationsschnittstelle zu Ihrem EDI System oder EDI Clearing Center Partner übergeben werden
- EDI Konvertierung
- Die Daten Ihres ERP Exportes werden vom EDI System / EDI Clearing Center in eine neutrale Form transformiert
- Die Daten werden analysiert und so der Empfänger und die weiteren Verarbeitungsschritte für die Erzeugung des Ausgangs identifiziert
- Erzeugung des gewünschten Ausgangsformates des Empfängers und Umwandlung der Daten aus der neutralen Form
- Partner-Kommunikation
- Die Daten werden im Transportprotokoll, das der Empfänger unterstützt an diesen übertragen
Wie Sie dem vorausgehenden Bereich entnehmen konnten, gibt es also eine Vielzahl von Datenformaten und Kommunikationsprotokollen, sowie ggf. besondere Gegebenheiten, die von Region, Branche oder den eingesetzten Systemen und individuellen Anpassungen Ihrer Partner abhängen.
Wie viele davon in Ihrem Umfeld relevant sein werden, gilt es möglichst früh einzuschätzen. Weitere Informationen hierzu entnehmen Sie dem Bereich „Hilfestellungen für Analyse und Konzeption“.
Selbst in sehr homogenen Branchen mit wenigen Teilnehmern kommt aber bereits eine spürbare Komplexität zu Stande, wenn man die Kombinationsmöglichkeiten aus Nachrichtenstandards, Subsets/Versionen und Kommunikationsprotokollen ausdefiniert.
In den seltensten Fällen ist es daher überhaupt möglich, mit den „Bordmitteln“ des eigenen Warenwirtschafts-/ERP Systems in Bezug auf Import/Export Schnittstellen und möglicher Übertragungswege auf eine kritische Masse an Kompatibilität mit den eigenen Geschäftspartner zu kommen.
Die Erweiterung um ein EDI System wird dadurch nötig und sinnvoll. Dabei kann es jedoch unterschiedliche Lösungsoptionen geben.
Zu unterscheiden sind hier grundlegend:
- Der eigene Betrieb eines EDI Konverter-Systems
- Die Anbindung der eigenen Systeme an ein EDI Clearing Center
- Die Nutzung eines WebEDI
Der EDI Konverter entspricht einem System, das in der Lage ist, unterschiedliche Nachrichtenformate und Kommunikationsprotokolle zu unterstützen.
In diesem Fall wird der Konverter durch Sie selbst betrieben. Sie installieren also ein EDI Tool, das Sie (meist mit Unterstützung des Systemanbieters) an die Schnittstellen Ihres ERP/Warenwirtschaftssystems konnektieren.
Insbesondere wenn das eigene Warenwirtschafts-/ERP System eine Eigenentwicklung ist oder über Jahre an die Unternehmensbedürfnisse angepasst wurde und keiner aktuellen Standard-Software mehr entspricht ist dabei auch mit Entwicklungs- oder Anpassungsbedarf im Bereich der Import-/Export Schnittstellen dieses Systems zu rechnen.
Im EDI Konverter werden dann die Regelwerke für die Formatumwandlung in den Verbindungen zu Ihren angebundenen Geschäftspartnern organisiert. Diese werden häufig als Mappings oder so genannte Konverter-Tabellen bezeichnet.
Der EDI Konverter ist i.d.R. zudem in der Lage, die benötigten Module für die Unterstützung der Kommunikationsprotokolle Ihrer Geschäftspartner einzubinden. Er kann also meistens viele unterschiedliche Mechanismen für den Datentransfer unterstützen.
Das Know-how für den Betrieb dieser Umgebung müssen Sie in großen Teilen selbst aufbauen und Ressourcen dafür vorhalten.
Bei der Erstellung der Mappings kann man meist selbst agieren, nutzt aber aufgrund der vergleichsweise selten auftretenden Bedürfnisse grundlegend neue Schnittstellen von Partnern anbinden zu müssen, meist die Leistungen des Anbieters.
Auch die Integrated Worlds bietet ein entsprechendes Lösungsszenario mit der Business Efficiency Messaging Suite an. Es lohnt sich v.a. dann, wenn die Organisation des Kunden über viele IT Ressourcen verfügt, die das Know-how aufbauen und mit Vertretungs-Regelungen im Team zu den relevanten Betriebszeiten vollumfänglich abbilden können, und vergleichsweise viele und weitestgehend ähnliche Partner-Integrationen durchgeführt werden sollen.
Die Integration mit einem Clearing Center verlagert die Kompetenzen für die Integration Ihrer Partner sowie die tägliche Betriebs-Überwachung und Fehlerbereinigung auf einen externen Dienstleistungspartner.
Die Regelwerke für die Konvertierung von Nachrichten sowie die Anbindung der Partner kann in dem Falle i.d.R. ausschließlich vom Betreiber des Clearing Centers vorgenommen werden.
Dieses Szenario entspricht also einem Outsourcing der überwiegenden Teile Ihrer EDI Integrations-Projekte sowie den Aufgaben im täglichen Betrieb.
Es eignet sich für die Anforderungen sehr vieler Unternehmen, da es je nach Bedarf genutzt und erweitert werden kann, während man von internem Know-how in diesem hoch-spezialisierten Themengebiet EDI nur geringfügig abhängig ist.
Der Betrieb kann ganzjährig vom externen Dienstleister betreut werden, der für die wachsende Anzahl an Formaten, Kommunikationswegen und Besonderheiten das Personal ausbilden und vorhalten muss.
Auch die Integrated Worlds bietet Ihnen ein entsprechendes Lösungsszenario an. Der Business Efficiency Clearing Service verbindet Ihre Systeme mit denen Ihrer Partner. Unsere Customer Care Services helfen Ihnen dabei die Fähigkeiten Ihrer Partner zu analysieren und best- und schnellstmöglich Erfolge in der Digitalisierung Ihres Belegaustausches zu generieren.
Als ein WebEDI Portal bezeichnet man eine Online Anwendung, die zumeist durch Clearing Center Provider angeboten wird, um EDI Belege zu empfangen, in anwenderfreundlicher Form darzustellen und eine möglichst einfache und fehlerfreie Form der manuellen Erzeugung von Antwortnachrichten anzubieten.
Diese Antwortnachrichten (beispielsweise eine Auftragsbestätigung, die man als Antwort auf einen eingegangenen Auftrag erzeugt), werden vom WebEDI Portal an das darunterliegende EDI Clearing Center oder Konverter-System übergeben und dort in die EDI Formate des Empfängers konvertiert und über die passenden Transportprotokolle verschickt.
Ein WebEDI Portal kommt häufig dann zum Einsatz, wenn anzubindende Unternehmen selbst nicht in der Lage sind EDI Nachrichten aus den eigenen Systemen zu erzeugen, aber der Anbieter selbst auf einen EDI Belegaustausch besteht.
Verfolgt Ihr Unternehmen das Ziel Prozesse zu beschleunigen und zu automatisieren, wird das WebEDI für Sie als Anwender keinen Mehrwert bieten. Im Gegenteil – über den bereits bestehenden Austausch von Papierbelegen und unstrukturierten Mails hinaus, müssen Sie nun im Online Portal Antworten für Ihre Partner erzeugen und die online erfassten Daten i.d.R. in Ihren lokalen Systemen erneut eintippen (in o.g. Beispiel den Auftrag). Ein WebEDI kann für Sie hingegen als Anbieter interessant sein, wenn Sie Geschäftspartner auf Seiten der Lieferanten haben, die nicht EDI fähig sind und bei denen Sie auf einen EDI Nachrichtenverkehr bestehen.
Für die Nutzung als Empfänger von Nachrichten bietet die Integrated Worlds — aufgrund o.g. Situation und fehlender Mehrwerte – keinen Standardservice an. Wir empfehlen hier stets die intensive Klärung einer Option des EDI Einstiegs über eine integrierte Lösung (EDI Konverter oder EDI Clearing Center).
Für den Einsatz bei Ihnen als Anbieter kann eine solche Funktion seitens der Integrated Worlds bereitgestellt werden. Hierbei ist diese Funktion jedoch in ein so genanntes Lieferantenportal integriert, bei dem Ihren Partnern der Supply Side neben der Belegbearbeitung auch Mehrwertfunktionen geboten, die eine Akzeptanz und damit Diffusion bei Ihren Geschäftspartnern beschleunigen.
Ohne eine entsprechende Analyse Ihrer Geschäftspartner, die Organisation und Konzeption von deren Ansprache, sowie dem schlussendlichen aktiven Abstimmen, Testen, Integrieren, wird keine der o.g. Lösungen bei Ihnen Nutzen generieren.
Eine EDI Vernetzung ist zu mindestens 50% nicht nur technisches, sondern v.a. organisatorisches Projekt.
Sie können sich darauf einstellen die nötigen Ressourcen für die Phase der kritischen ersten Vernetzung und den stetigen Ausbau selbst zu qualifizieren und vorzuhalten, oder Sie können hier zumindest in Teilen auf entsprechende Services unsererseits zurückgreifen.
Unsere Experten kennen all die o.g. Standards für Formate oder die Kommunikation, die Besonderheiten der eingesetzten ERP-/Warenwirtschaftssysteme und auch die Vernetzungs-Anforderungen in komplexeren Branchen und Produktgruppen.
Ganz gleich wie Sie sich hier entscheiden, die folgenden Aktivitäten, werden in Ihrem EDI Projekt mit entsprechendem Ressourceneinsatz begleiten zu sein:
- Analyse der Partner und Prozesse nach
- Nutzenpotential der Digitalisierung
- Möglichkeiten der Vernetzung / Komplexität der Umsetzung
- Anforderungen an die technische Umsetzung zur Integration ihres eigenen ERP/Warenwirtschafts-Systems und dem EDI System
- Anforderungen an die inhaltliche Umsetzung des Belegdatenaustausches in elektronischer Form
- Konzeption und Organisation entsprechender Test- und Abnahme-Workflows während der Partner-Integration, sowie die kontrollierte Ansprache und Begleitung der Partner während der Integration
- Betriebsüberwachung des Nachrichtenaustausches und Fehlerbehandlung
Wie bei allen Digitalisierungs-Vorhaben gilt auch hier, dass eine Verbindung mit den Unternehmenszielen und damit gegebene Unterstützung seitens des Vorstands / der Geschäftsführung unbedingt gegeben sein muss. Darüber hinaus sind wir aber der Überzeugung, dass ein EDI Projekt – sei es der Einstieg, der massive Ausbau oder die Migration und Erneuerung bestehender EDI Infrastruktur – nicht isoliert betrachtet werden darf.
Ein Vorhaben für die Digitalisierung des Belegdatenaustausches und die damit verbundene Automatisierung interner Prozesse muss im Kontext mit anderen Transformationsvorhaben des eigenen Business betrachtet werden.
Beispiel:
Ein isoliert betrachtetes EDI Projekt mag bei manchem eine ROI Betrachtung erzeugen, die v.a. von Kosteneinsparungen für Personal bei der Belegerfassung spricht.
- Je Belegposition werden 2 Minuten Aufwand zu Erfassung, Klärung bei Rückfragen und spätere Bereinigung von Erfassungsmängeln gerechnet.
- Diese Zahl wird mit der Anzahl Belegpositionen der Kernprozesse wie AB, Lieferavis, Rechnung etc. multipliziert und schnell entstehen attraktiv wirkende ROI Kalkulationen für ein EDI Projekt.
Die Realität sieht oft anders aus!
- All diese Belege mit all diesen Partnern zu digitalisieren erfordert Zeit, Kraft und Know-how der Abteilungen, die heute mit der Betreuung der Geschäftspartner befasst sind
- Parallel entwickelt eine andere Abteilung ggf. Projekte bei denen dringend versiertes Personal benötigt wird, um neue und wertschöpfende Projekte umzusetzen oder Serviceleistungen zu erbringen, die idealerweise nicht branchenfremd sind und die eigenen Geschäftsstrukturen verstehen
- Die Vorhaben in all diesen Bereichen dienen nicht dem Zweck der IT sondern der Stärkung der Wettbewerbsfähigkeit, Steigerung des Servicelevels gegenüber Kunden und womöglich sogar der Gestaltung neuer (datengetriebener) Geschäftsmodelle
Sind diese komplexen Zusammenhänge transparent und visibel erhöht sich die Wahrscheinlichkeit die Ziele im Bereich o.g. EDI Integrationen schneller und effektiver zu erreichen und aus den generierten Resultaten auch nachhaltig Nutzen schöpfen zu können.
Die Abbildung der EDI Vorhaben in einer Digitalisierungs-Roadmap des Unternehmens – nicht nur im Hinblick auf die technische Exzellenz, sondern auch in Bezug auf die Verbindung mit den Unternehmenszielen – kann also gerade bei komplexeren Geflechten von Wertschöpfungspartnern ein entscheidender Schlüssel sein.
Die Integrated Worlds ist daher nicht nur Lösungsanbieter, Betreiber und operativer Unterstützer Ihrer EDI Vernetzung – mit den Strategic & Conceptual Design Services beraten Sie erfahrene Experten bei der Definition Ihrer B2B Digitalisierungs-Roadmap.
Mit dem Blick für alle Partner der Wertschöpfungskette und mehr als 1.000 Unternehmen(-sgruppen) die derzeit auf unseren Plattformen den Datenaustausch betreiben, stellen wir zudem die entscheidenden Fragen, um Ihr Diffusionskonzept zu einer breiten Unterstützung bei Ihren Geschäftspartnern und einer raschen Integration zu führen.
Auf dieser Basis können auch die verschiedenen Projektcluster für die Umsetzung Ihrer Digital Roadmap intern wie extern verfolgt werden.